Che cosa riguarda questa informativa?

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR“) e si applica ai dati personali relativi a Lei – in qualità di interessato e di Persona Segnalante o di Persona Coinvolta ai sensi, rispettivamente, degli artt. 2(1)(g) e 2(1)(l) del d.lgs. n. 24/2023  – e raccolti da Nume Plus S.r.l., con sede legale a Firenze (FI) in Via Panciatichi 40/11 – in qualità di titolare del trattamento (di seguito, la “Società”, il “Titolare”, “noi” o “nostro”, a seconda dei casi) – attraverso il canale di segnalazione interna attivato dalla Società ai sensi del D.lgs. n. 24/2023.

Quali categorie di dati personali raccogliamo?

Potremmo raccogliere le seguenti categorie di dati personali:

(1)      Dati identificativi come nome e cognome;

(2)      Dati di contatto come indirizzo/i e-mail, numero/i di telefono, indirizzo/i di posta;

(3)      Altre informazioni relative a Lei (anche riconducibili alle particolari categorie di dati personali di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR) incluse nelle segnalazioni o altrimenti acquisite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dall’Organismo di Vigilanza.

Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo ma necessario per il perseguimento delle finalità elencate sotto; in caso di mancato conferimento dei Suoi dati personali, potrebbe essere impossibile per noi perseguire tali finalità.

Come raccogliamo i Suoi dati personali?

Se agisce in qualità di Persona Segnalante, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei che raccogliamo ci vengono forniti direttamente da Lei a mezzo della segnalazione o nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dall’Organismo di Vigilanza. Se, invece, agisce in qualità di Persona Coinvolta, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei che raccogliamo ci vengono forniti dalla Persona Segnalante.

Inoltre, sia che agisca in qualità di Persona Segnalante sia che agisca in qualità di Persona Coinvolta, potremmo raccogliere taluni Suoi dati personali anche presso terzi (ad esempio, persone sentite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dall’Organismo di Vigilanza), registri pubblici o fonti aperte.

Non utilizziamo alcuna forma di processo decisionale esclusivamente automatizzato in relazione al trattamento dei Suoi dati personali.

Per quali finalità e su quale base giuridica trattiamo i Suoi dati personali?

I Suoi dati personali saranno trattati per consentirci di gestire le segnalazioni e, in particolare, per:

(1)      adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti;

(2)      proteggere il personale, il patrimonio e i beni aziendali;

(3)      prevenire, investigare e perseguire la commissione di reati e condotte disciplinarmente rilevanti;

(4)      accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa ovvero nell’ambito di procedure di arbitrato o conciliazione.

Il trattamento dei Suoi dati personali per la finalità sub (1) non richiede il Suo consenso in quanto è necessario per l’adempimento degli obblighi di legge cui siamo soggetti, ai sensi dell’art. 6(1)(c) del GDPR. Il trattamento dei Suoi dati personali per le finalità sub (2), (3) e (4) non richiede il Suo consenso in quanto necessario per il perseguimento dei nostri legittimi interessi sottesi alle medesime finalità, ai sensi degli artt. 6(1)(f) e 9(2)(f) del GDPR.

Come trattiamo i Suoi dati personali?

Qualora il canale di segnalazione interna attivato dalla Società preveda la possibilità di effettuare segnalazioni attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, la Sua voce, previo Suo consenso, potrebbe essere registrata ai fini della documentazione della segnalazione.

Nel trattamento dei Suoi dati personali, adottiamo misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi di distruzione, perdita, alterazione (accidentale o illegittima) dei dati personali nonché di comunicazione o accesso non autorizzati agli stessi.

Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali?

I Suoi dati personali inclusi nelle segnalazioni e nella relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario a dare seguito alle stesse e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Resta fermo che, nel caso in cui a seguito della segnalazione decidessimo di avviare un procedimento disciplinare o di promuovere un procedimento in sede giudiziaria o amministrativa ovvero una procedura di arbitrato o di conciliazione, i Suoi dati personali saranno conservati per un tempo pari alla durata del procedimento ovvero al periodo di prescrizione dei diritti per il cui accertamento, esercizio o difesa il trattamento si rende necessario, anche se superiore ai periodi di conservazione indicati sopra.

A chi vengono comunicati i Suoi dati personali?

Se agisce in qualità di Persona Segnalante, i Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente dall’Organismo di Vigilanza e dai suoi Ausiliari, i quali agiranno in qualità di persone autorizzate al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32(4) del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003, e non saranno comunicati a terzi senza il Suo consenso, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 e le ulteriori eventuali eccezioni previste dalla legge.

Se agisce in qualità di Persona Coinvolta, invece, i Suoi dati personali potranno essere comunicati ai seguenti soggetti, i quali agiranno quali persone autorizzate al trattamento, responsabili ovvero autonomi titolari:

(1)      Ausiliari;

(2)      persone sentite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dall’Organismo di Vigilanza;

(3)      nostri dipendenti o collaboratori a qualsiasi titolo;

(4)      dipendenti o collaboratori a qualsiasi titolo di eventuali società controllanti, controllate o collegate;

(5)      fornitori di servizi e consulenti (ad esempio, avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, investigatori privati, etc.);

(6)      autorità giudiziarie e di polizia.

Nel caso in cui alcuni dei soggetti indicati sopra abbiano sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), trasferiremo i Suoi dati personali, in assenza di decisioni di adeguatezza e non ricorrendo alcuna delle deroghe di cui all’art. 49 del GDPR, sulla base delle clausole contrattuali standard di cui all’art. 46(2)(c e d) del GDPR.

I Suoi diritti ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali

Ai sensi degli artt. da 15 a 22 del GDPR, Lei ha il diritto di:

(1)      essere informato sulle finalità e modalità del trattamento dei dati personali;

(2)      accedere ai dati personali;

(3)      rettificare i dati personali incompleti, inesatti o non aggiornati;

(4)      ottenere la cancellazione dei dati personali;

(5)      ottenere, nei casi previsti dalla legge, la limitazione del trattamento dei dati personali;

(6)      opporsi in tutto o in parte, nei casi previsti dalla legge, al trattamento dei dati personali;

(7)      ottenere, se tecnicamente fattibile, la portabilità dei dati personali.

Nel caso in cui sia richiesto il consenso per il trattamento dei dati personali, potrà, altresì, revocare in qualsiasi momento il consenso già prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Può esercitare i diritti di cui sopra e richiedere qualsiasi informazione sul trattamento dei dati personali contattando l’Organismo di Vigilanza all’indirizzo email plparenti@gmail.com nonché inviando lettera raccomandata a Nume Plus S.r.l. – c.a. Organismo di Vigilanza – Via Panciatichi 40/11, 50127 Firenze (FI).

Inoltre, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), nel caso in cui ritenga che siano stati violati i diritti di cui è titolare ai sensi del GDPR.

Resta fermo che, ai sensi dell’art. 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003, qualora dall’esercizio dei diritti di cui sopra possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della Persona Segnalante, non daremo seguito alla Sua richiesta. Se agisce in qualità di Persona Coinvolta, potremmo, in ogni caso, ritardare, limitare o escludere l’esercizio dei Suoi diritti per il tempo e nei limiti in cui ciò risulti necessario per salvaguardare la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante. Di ciò Le daremo comunicazione motivata. In tal caso, potrà esercitare i Suoi diritti tramite il Garante con le modalità di cui all’art. 160 del D.lgs. n. 196/2003.