PROCEDURA WHISTLEBLOWING

NUME PLUS S.r.l.

1. SCOPO

Il presente documento fornisce informazioni sul canale, le procedure e i presupposti per effettuare Segnalazioni Interne, ai sensi dell’art. 5(1)(e) del D.lgs. n. 24/2023 nonché sulle misure di protezione della Persona Segnalante di cui al Capo III del D.lgs. n. 24/2023.

Il canale di Segnalazione Interna descritto nel presente documento dà inoltre attuazione all’obbligo di cui all’art. 6(2-bis) del D.lgs. n. 231/2001, cui la Società è soggetta in ragione del fatto che ha adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.

2. DEFINIZIONI E ACRONIMI

Le espressioni, i termini e gli acronimi utilizzati nel presente documento hanno il significato di seguito indicato:

3. AMBITO DI APPLICAZIONE

Le procedure descritte nel presente documento si applicano alla Società.

L’applicazione delle procedure descritte nel presente documento non esclude il rispetto della normativa e delle ulteriori policy e procedure applicabili alle attività ivi disciplinate.

4. PERSONE SEGNALANTI

Possono effettuare Segnalazioni Interne le persone riconducibili alle seguenti categorie:

• i Candidati, limitatamente alle informazioni sulle violazioni acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• i Dipendenti, anche in prova;
• gli ex Dipendenti, limitatamente alle informazioni sulle violazioni acquisite in costanza del rapporto di lavoro;
• gli Autonomi;
• i Collaboratori;
• i lavoratori, sia subordinati che autonomi, e i collaboratori che prestano la propria attività presso Fornitori;
• i Liberi Professionisti;
• i Consulenti;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
• i soci e le persone che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso la Società.

Le procedure descritte nel presente documento non si applicano alle Segnalazioni Interne effettuate da persone diverse da quelle elencate sopra. Nel caso in cui una persona diversa da quelle elencate sopra effettui una Segnalazione Interna, è rimessa all’Organismo di Vigilanza la decisione se dare seguito e, in caso affermativo, con quali modalità, a tale Segnalazione Interna.

5. SEGNALAZIONI INTERNE

Possono formare oggetto di Segnalazioni Interne informazioni su comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o di un ente privato e che consistono in condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001 o violazioni del Codice Etico o del Modello.

Possono altresì formare oggetto di Segnalazioni Interne le informazioni su:

1. condotte volte ad occultare le violazioni indicate sopra;
2. attività illecite non ancora compiute ma che la Persona Segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
3. fondati sospetti.

È rimessa all’Organismo di Vigilanza la decisione se dare seguito e, se sì, con quali modalità, a Segnalazioni Interne aventi ad oggetto informazioni su violazioni diverse da quelle elencate sopra.

Le Segnalazioni Interne devono essere fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, riportare le informazioni che ne costituiscono l’oggetto con il maggior grado di dettaglio possibile ed essere eventualmente corredate di idonea documentazione a supporto.

I dati personali presenti all’interno di Segnalazioni Interne aventi un contenuto generico o che comunque non consenta di dare seguito alle stesse sono cancellati dall’Organismo di Vigilanza immediatamente.

Le Segnalazioni Interne devono auspicabilmente contenere i dati identificativi e i dati di contatto della Persona Segnalante.

È in ogni caso concessa alla Persona Segnalante la possibilità di effettuare Segnalazioni Interne in forma anonima, che sono trattate dall’Organismo di Vigilanza alla stregua delle altre Segnalazioni Interne.

5.1 CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

L’attivazione del canale di Segnalazione Interna e l’affidamento all’Organismo di Vigilanza della sua gestione sono decisi con determina di AU.

Prima dell’adozione della determina di cui sopra, AMM & HR informa i Sindacati dell’attivazione del canale di Segnalazione Interna.

A tal fine, in assenza di disposizioni di legge o dei contratti collettivi applicabili che disciplinino le modalità di informazione di e consultazione con i Sindacati, prima della data prevista per l’attivazione del canale di Segnalazione Interna, AMM & HR invia ai Sindacati una comunicazione recante informazioni circa l’imminente attivazione del canale di Segnalazione Interna e il suo funzionamento, rendendosi disponibile, su richiesta dei Sindacati, per un incontro. Nel caso in cui nessuna richiesta di incontro provenga dai Sindacati nei sette giorni successivi alla data della comunicazione, la Società provvede all’attivazione del canale di Segnalazione Interna.

Prima dell’adozione della determina di cui sopra, AU verifica inoltre che:

• il canale presenti garanzie adeguate ad assicurare la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante, della Persona Coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
• l’Organismo di Vigilanza non versi in situazioni di conflitto di interessi o comunque in situazioni tali (ad esempio, relazioni di coniugio, convivenza di fatto, parentela entro il sesto grado o affinità entro il quarto grado con persone che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso la Società; rapporti di natura patrimoniale o economica di rilevante entità con la Società; etc.) da limitarne o comunque condizionarne l’autonomia e l’indipendenza;
• gli Ausiliari abbiano ricevuto adeguata e specifica formazione sulle modalità di gestione del canale e siano vincolati da specifici obblighi di confidenzialità e riservatezza rispetto alle informazioni di cui vengono a conoscenza nello svolgimento dell’incarico.

Ai fini della verifica di cui sopra, l’Organismo di Vigilanza, qualora non vi abbia già provveduto, trasmette a AU apposita dichiarazione attestante le circostanze indicate sopra.

5.2 PRESENTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE

Le Segnalazioni Interne possono essere presentate mediante:

• posta cartacea;
• incontro con l’Organismo di Vigilanza.

Per presentare una Segnalazione Interna mediante posta cartacea, è necessario inserire all’interno di una prima busta i propri dati identificativi e di contatto e una fotocopia del documento d’identità e all’interno di una seconda busta le informazioni che formano oggetto della Segnalazione Interna. Le due buste, entrambe chiuse, devono essere poi essere inserite all’interno di una terza busta da indirizzare e spedire a: Nume Plus S.r.l. – c.a. Organismo di Vigilanza – Via Panciatichi 40/11, 50127 Firenze (FI).

Per presentare una Segnalazione Interna mediante incontro con l’Organismo di Vigilanza, è necessario inviare apposita richiesta all’indirizzo email dell’Organismo di Vigilanza: plparenti@gmail.com e presentarsi nel giorno e nell’orario comunicato nella risposta dell’Organismo di Vigilanza.

Le Segnalazioni Interne presentate in forma orale in occasione di incontri con l’Organismo di Vigilanza sono registrate e conservate a cura dell’Organismo di Vigilanza o dei suoi Ausiliari, previo consenso della Persona Segnalante.

Nel caso in cui la Persona Segnalante non acconsenta alla registrazione o comunque sia impossibile registrare la conversazione, l’Organismo di Vigilanza o i suoi Ausiliari redigono verbale. Il verbale è verificato e, se del caso, rettificato dalla Persona Segnalante che ne conferma il contenuto mediante sottoscrizione.

Qualora una persona diversa dall’Organismo di Vigilanza riceva una Segnalazione Interna, la trasmette all’Organismo di Vigilanza entro 7 giorni dalla sua ricezione.

Nel caso di Segnalazione Interna avente ad oggetto violazioni asseritamente commesse dall’Organismo di Vigilanza, la Segnalazione Interna può essere presentata a AU scrivendo all’indirizzo di posta della Società indicato sopra e intestando la comunicazione all’attenzione dell’Amministratore Unico. L’Amministratore Unico gestisce le Segnalazioni Interne ricevute nei tempi e con le modalità previste nei successivi paragrafi con riferimento all’Organismo di Vigilanza.

5.3 GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

5.3.1 AVVISO DI RICEVIMENTO

Immediatamente dopo la ricezione o comunque entro 7 giorni dalla data di ricezione della Segnalazione Interna, alla Persona Segnalante è rilasciato un avviso di ricevimento tramite lettera raccomandata all’indirizzo comunicato dalla Persona Segnalante (se la Segnalazione Interna è presentata mediante posta cartacea) o tramite apposita ricevuta consegnata al termine dell’incontro (se la Segnalazione Interna è presentata in forma orale mediante incontro con l’Organismo di Vigilanza).

5.3.2 REGISTRAZIONE

A ciascuna Segnalazione Interna è assegnato dall’Organismo di Vigilanza un codice identificativo.

La Segnalazione Interna è registrata in un apposito registro elettronico in cui sono riportati il codice identificativo, le informazioni fornite dalla Persona Segnalante in occasione della presentazione della Segnalazione Interna, la data di ricezione, la data entro la quale la Segnalazione Interna deve essere evasa e lo stato. Il registro è conservato in apposito archivio elettronico, tenuto secondo le modalità descritte al successivo paragrafo 5.5. 

5.3.3 VALUTAZIONE DELLA RILEVANZA E FONDATEZZA

A seguito della ricezione della Segnalazione Interna, l’Organismo di Vigilanza effettua una valutazione della rilevanza della Segnalazione Interna e della sua fondatezza, sulla base del contenuto della Segnalazione Interna.

Se, all’esito di tale valutazione, l’Organismo di Vigilanza decide di non dare seguito alla Segnalazione Interna in quanto irrilevante, manifestamente infondata per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti ovvero di contenuto talmente generico da non consentire la comprensione dei fatti, informa la Persona Segnalante entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento e, contestualmente, aggiorna lo stato della Segnalazione Interna. La decisione dell’Organismo di Vigilanza di non dare seguito alla Segnalazione Interna e le motivazioni addotte a supporto della decisione sono documentate mediante verbale conservato in apposito archivio elettronico, tenuto secondo le modalità descritte al successivo paragrafo 5.5.

5.3.4 ISTRUTTORIA

Se, invece, l’Organismo di Vigilanza considera necessari ulteriori accertamenti, avvia un’istruttoria e, contestualmente, aggiorna lo stato della Segnalazione Interna.

Nel corso dell’istruttoria, l’Organismo di Vigilanza può:

• sentire la Persona Segnalante, la Persona Coinvolta e le eventuali ulteriori persone menzionate nella Segnalazione Interna;
• richiedere a qualsiasi Dipendente, senza necessità di preventiva informativa al rispettivo superiore gerarchico, le informazioni e i documenti necessari per svolgere gli accertamenti del caso;
• richiedere l’ingaggio di soggetti esterni a AU il quale avrà l’onere di valutare e dare corso alla richiesta, ferma restando la responsabilità della Società in caso di mancato rispetto degli obblighi di cui al D.Lgs. n. 24/2023.

L’Organismo di Vigilanza conclude l’istruttoria in tempo utile per informare la Persona Segnalante dell’archiviazione della Segnalazione Interna ai sensi del successivo punto 5.3.5 o per permettere ad AU di definire e comunicare all’Organismo di Vigilanza le misure previste o adottate dalla Società per dare seguito alla Segnalazione Interna e informare di ciò la Persona Segnalante entro il termine di cui al successivo punto 5.3.6. 

5.3.5 ARCHIVIAZIONE

Conclusa l’istruttoria, l’Organismo di Vigilanza, se decide di archiviare la Segnalazione Interna per mancanza di prove sufficienti o altri motivi, informa la Persona Segnalante entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

5.3.6 COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELL’ISTRUTTORIA AD AU

Se, invece, accerta una o più violazioni o si trova nell’impossibilità di provvedere all’accertamento delle violazioni oggetto della Segnalazione Interna a causa del comportamento reticente della Persona Coinvolta o delle eventuali persone sentite, comunica ad AU gli esiti dell’istruttoria, unitamente ad eventuali documenti a supporto, e richiede contestualmente di ricevere, entro e non oltre 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, informazioni sulle misure previste o adottate dalla Società per dare seguito alla Segnalazione Interna; quindi, nello stesso termine, informa la Persona Segnalante.

5.3.7 DOCUMENTAZIONE

L’attività svolta dall’Organismo di Vigilanza, in ciascuna fase di gestione della segnalazione, è documentata mediante verbale, sottoscritto dallo stesso e conservato in apposito archivio elettronico, tenuto secondo le modalità descritte al successivo paragrafo 5.5.

5.4 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati personali relativi alla Persona Segnalante, la Persona Coinvolta e le ulteriori persone sentite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dall’Organismo di Vigilanza raccolti nel corso del processo di gestione delle Segnalazioni Interne saranno trattati dalla Società in qualità di titolare del trattamento nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile – ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il GDPR e il D.lgs. n. 196/2003 – e in conformità all’informativa sul trattamento dei dati personali, qui allegata sub allegato 1. Rispetto al trattamento dei dati personali in questione, l’Organismo di Vigilanza e i suoi Ausiliari agiranno quali persone autorizzate al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32(4) del GDPR e 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003.

5.5 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI INTERNE

Le Segnalazioni Interne e la relativa documentazione sono archiviate a cura dell’Organismo di Vigilanza in appositi archivi, cartacei ed elettronici, gestiti con modalità idonee a garantire che solo l’Organismo di Vigilanza e i suoi Ausiliari possano avervi accesso. In particolare, gli archivi digitali sono tenuti su server esterni alla Società così da precluderne l’accesso da parte degli amministratori di sistema.

Le Segnalazioni Interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario a dare seguito alle stesse e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Nel caso in cui a seguito di una Segnalazione Interna, la Società decidesse di avviare un procedimento disciplinare o di promuovere un procedimento in sede giudiziaria o amministrativa ovvero una procedura di arbitrato o di conciliazione, le Segnalazioni Interne e la relativa documentazione saranno conservati per un tempo pari alla durata del procedimento ovvero al periodo di prescrizione dei diritti per il cui accertamento, esercizio o difesa la conservazione si rende necessaria, anche se superiore ai periodi di conservazione indicati sopra.

6. TUTELA DELLA PERSONA SEGNALANTE E MISURE DI SOSTEGNO

Secondo quanto stabilito dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023 (di cui il presente paragrafo riproduce i contenuti essenziali), è fatto divieto a chiunque agisca in nome o per conto della Società di compiere atti ritorsivi in conseguenza della Segnalazione Interna nei confronti de:

• le Persone Segnalanti;
• i Facilitatori;
• le persone che fanno parte dell’organizzazione della Società e che sono legate alle Persone Segnalanti da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi delle Persone Segnalanti che intrattengono con gli stessi un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà delle Persone Segnalanti o per i quali gli stessi lavorano nonché degli enti che operano presso o per conto della Società.

Per atto ritorsivo si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione Interna e che provoca o può provocare alla Persona Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto e, in particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

La persona o l’ente che ritenga di aver subito un atto ritorsivo può comunicarlo all’ANAC, che informa l’Ispettorato nazionale del lavoro per i provvedimenti di propria competenza. In caso di accertamento da parte dell’autorità giudiziaria della violazione del divieto di ritorsione, la persona o l’ente che ha subito l’atto ritorsivo accede alle misure di protezione previste dall’art. 19 del D.lgs. n. 24/2023. 

Le Persone Segnalanti possono, inoltre, richiedere agli enti del Terzo settore di cui all’elenco istituito presso l’ANAC informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione, la protezione dalle ritorsioni, i diritti della Persona Coinvolta nonché le modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Le misure di protezione e di sostegno indicate sopra non sono garantite nei confronti della Persona Segnalante di cui sia stata accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.  

7. SANZIONI

AU, in caso di accertamento da parte dell’Organismo di Vigilanza di violazioni commesse da uno più Dipendenti o Collaboratori della Società, trasmette le informazioni e la documentazione ricevuta dall’Organismo di Vigilanza a AMM & HR per valutare l’applicazione di eventuali provvedimenti disciplinari. AU trasmette altresì a AMM & HR, per gli stessi fini, le informazioni e la documentazione ricevuta dall’Organismo di Vigilanza dalle quali emergano eventuali condotte diffamatorie e calunniose della Persona Segnalante.

Qualora, all’esito della valutazione condotta da AMM & HR, le violazioni accertate non vengano ritenute passibili di provvedimenti disciplinari né siano ravvisabili condotte diffamatorie e calunniose della Persona Segnalante, AMM & HR archivia il procedimento e né da comunicazione a AU.

Qualora, invece, le violazioni vengano ritenute passibili di provvedimenti disciplinari ovvero siano ravvisabili condotte diffamatorie e calunniose della Persona Segnalante, AMM & HR, valutata la gravità delle violazioni ovvero delle condotte poste in essere dalla Persona Segnalante, avvia le opportune azioni disciplinari, dando tempestiva comunicazione degli esiti a AU.

Nel caso in cui le azioni disciplinari poste in essere implichino o causino la risoluzione del rapporto di lavoro o di collaborazione, AU, se del caso con il supporto di consulenti legali esterni, valuta le iniziative nei confronti delle Autorità Giudiziarie competenti e le azioni giudiziarie, rispettivamente da porre in essere e instaurare a tutela della Società.

In caso di accertamento da parte dell’Organismo di Vigilanza di violazioni commesse da soggetti diversi dai Dipendenti o Collaboratori della Società, AU adotta le misure previste dalla legge o dal contratto tra il soggetto autore delle violazioni e la Società, in conformità ai contratti collettivi applicabili.

8. CONTROLLI

L’Organismo di Vigilanza può eseguire direttamente, nell’ambito delle proprie attività, audit periodici sul rispetto delle procedure. Lo scopo degli audit è assicurare che le prescrizioni contenute in ciascuna procedura adottata dalla Società siano attuate correttamente e che venga conservata una documentazione adeguata. I risultati degli audit vengono comunicati all’Organo Amministrativo.

9. ARCHIVIAZIONE

Salvo quanto specificatamente previsto nei precedenti paragrafi della presente procedura, tutte le attività previste dalla presente procedura sono documentate per iscritto e conservate dall’Organismo di Vigilanza in apposito archivio, cartaceo o elettronico, con divieto di alterare, cancellare o distruggere la documentazione stessa in modo che sia possibile verificarne ex post il contenuto.